In hoofdstuk 1 van deze paragraaf geven wij u algemene informatie over de rechtsgrondslag, de samenwerking met gegevensverwerkers, de overdracht van gegevens naar derde landen en de verwijdering van gegevens.
In hoofdstuk 2 van deze paragraaf informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens in verband met het bezoek aan onze website en over het gebruik van onze online aanbiedingen, zoals contactformulier, supportaanvraag, Partner Login, partneraanvraag en nieuwsbrieven.
Bovendien informeren wij
• sollicitanten (hoofdstuk 3),
• belanghebbenden, klanten en leveranciers (hoofdstuk 4) en
• deelnemers aan evenementen en webinars (hoofdstuk 5)
over de verwerking van hun persoonsgegevens.
1 Algemene informatie over gegevensverwerking
1.1 Toepasselijke rechtsgrondslag
Conform art. 13 AVG delen wij u de rechtsgrondslag van onze gegevensverwerking mee. Voor zover de rechtsgrondslag niet in de privacyverklaring wordt vermeld, geldt het volgende: De rechtsgrondslag voor het verkrijgen van toestemming is art. 6, lid 1, sub a en art. 7 AVG, de rechtsgrond voor de verwerking van onze diensten en de uitvoering van contractuele maatregelen en het beantwoorden van vragen is art. 6, lid 1, sub b AVG, de rechtsgrond voor de verwerking om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen is art. 6, lid 1, sub c AVG en de rechtsgrond voor de verwerking om onze legitieme belangen te beschermen, is art. 6, lid 1, sub f AVG. Wanneer de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon de verwerking van persoonsgegevens vereisen, dient art. 6, lid 1, sub d AVG als rechtsgrondslag.
1.2 Samenwerking met gegevensverwerkers en derden
Indien wij in het kader van onze verwerking gegevens aan andere personen en ondernemingen (verwerkers of derden) bekendmaken, deze aan hen overdragen of anderszins toegang tot de gegevens verlenen, gebeurt dit alleen op basis van een wettelijke toestemming (bijv. wanneer een overdracht van de gegevens aan derden, zoals aan betalingsdienstverleners, conform Art.- 6, lid 1, sub b AVG nodig is voor de uitvoering van het contract), u bent akkoord gegaan met et feit dat dit wettelijk verplicht is, of op basis van onze legitieme belangen (bijv. bij het gebruik van gemachtigden, webhosters, enz.). Voor zover wij derden opdracht geven tot de verwerking van gegevens op basis van een zogenaamde ‘Orderverwerkingsovereenkomst’, gebeurt dit op basis van art. 28 AVG.
1.3 Overdracht naar derde landen
Voor zover wij gegevens verwerken in een derde land (d.w.z. buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER)) of dit gebeurt in het kader van het gebruik van diensten van derden of openbaarmaking, dan wel overdracht van gegevens aan derden, gebeurt dit alleen voor het nakomen van onze (pre)contractuele verplichtingen, op basis van uw toestemming, op grond van een wettelijke verplichting, of op basis van onze legitieme belangen. Behoudens wettelijke of contractuele toestemmingen verwerken wij, of laten wij de gegevens in een derde land enkel verwerken indien er sprake is van de bijzondere voorwaarden van art. 44 e.v. AVG. Dat wil zeggen dat de verwerking bijv. op basis van bijzondere garanties gebeurt, zoals de officieel erkende vaststelling van een bij de EU passend niveau van gegevensbescherming, of de naleving van officieel erkende speciale contractuele verplichtingen (zogenaamde ‘standaardcontractbepalingen’).
1.4 Verwijdering van gegevens
De door ons verwerkte gegevens worden conform de art. 17 en 18 AVG verwijderd of beperkt in hun verwerking. Tenzij uitdrukkelijk vermeld in deze privacyverklaring, worden de bij ons opgeslagen gegevens verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn bestemd en de verwijdering niet in strijd is met wettelijke bewaarverplichtingen. Als de gegevens niet worden verwijderd omdat ze nodig zijn voor andere en wettelijk toegestane doeleinden, wordt de verwerking ervan beperkt. Dat wil zeggen dat de gegevens worden geblokkeerd en niet voor andere doeleinden worden verwerkt. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die om commerciële of fiscale redenen moeten worden bewaard. Volgens de wettelijke voorschriften in Duitsland vindt de bewaring in het bijzonder plaats voor 6 jaar conform § 257 lid 1 HGB (handelsboeken, inventarissen, openingsbalansen, jaarrekeningen, handelsbrieven, boekingsbewijzen, enz.) en voor 10 jaar conform § 147 lid 1 AO (boeken, registraties, situatierapporten, boekingsbewijzen, handels- en zakelijke brieven, voor belastingheffing relevante documenten, enz.). Volgens de wettelijke voorschriften in Oostenrijk vindt de bewaring in het bijzonder plaats voor 7 jaar conform § 132 lid 1 van de BAO (boekhouddocumenten, bonnen/facturen, rekeningen, bewijsstukken, handelspapieren, staat van ontvangsten en uitgaven, enz.), voor 22 jaar in verband met grond en voor 10 jaar in verband met documenten in verband met elektronisch geleverde diensten, telecommunicatie-, radio- en televisiediensten die aan niet-ondernemers in EU-lidstaten worden geleverd en waarvoor gebruik wordt gemaakt van de Mini-One-Stop-Shop (MOSS).
2 Gegevensverwerking bij gebruik van de website
Voor de gegevensverwerking op deze website is de in het colofon genoemde GANTNER Electronic GmbH verantwoordelijk.
Bij informatief gebruik van onze website verwerken wij gebruiksgegevens (bijv. bezochte websites, interesse in inhoud, toegangstijden) en meta-/communicatiegegevens (bijv. apparaatinformatie, IP-adressen). Als u bepaalde online aanbiedingen (bijv. contactformulier, Partner Login) gebruikt, verwerken wij bijv. als extra uw contactgegevens (bijv. naam, e-mail, telefoonnummers). Gedetailleerde informatie over de in het kader van het gebruik van de online aanbiedingen verwerkte gegevens vindt u in de volgende paragrafen.
2.1 Algemene gegevensverwerking bij bezoek aan de website
2.1.1 Hosting
De door ons gebruikte hostingdiensten dienen voor de terbeschikkingstelling van de volgende diensten: infrastructuur- en platformdiensten, rekencapaciteit, opslagruimte en databasediensten, beveiligingsdiensten en technische onderhoudsdiensten die wij gebruiken om dit online aanbod te exploiteren. Hierbij verwerken wij, resp. onze hostingprovider, vooraf bepaalde gegevens, contactgegevens, inhoudsgegevens, contractgegevens, gebruiksgegevens, meta- en communicatiegegevens van klanten, belanghebbenden en bezoekers van dit online aanbod op basis van onze legitieme belangen om dit online aanbod efficiënt en veilig beschikbaar te stellen conform art. 6, lid 1, sub f AVG i.c.m. art.- 28 AVG (overeenkomst inzake gegevensverwerking).
2.1.2 Verzameling van toegangsgegevens en logbestanden
Wij, resp. onze hostingprovider, verzamelt op basis van onze legitieme belangen in de zin van art. 6, lid 1, sub f AVG, gegevens over elke toegang tot de server waarop deze dienst zich bevindt (zogenaamde serverlogbestanden). Toegangsgegevens omvatten de naam van de opgeroepen website, het bestand, de datum en tijd van de oproep, de hoeveelheid overgedragen gegevens, de melding van een succesvolle oproep, het browsertype en de versie, het besturingssysteem van de gebruiker, de verwijzende URL (de eerder bezochte pagina), het IP-adres en de aanvragende provider.
Logfile-informatie wordt om veiligheidsredenen (bijv. om misbruik of fraude te onderzoeken) gedurende maximaal 7 dagen opgeslagen en daarna gewist. Gegevens waarvan de verdere bewaring voor bewijsdoeleinden noodzakelijk is, worden tot de definitieve opheldering van het betreffende incident van de verwijdering uitgesloten.
2.1.3 Links naar andere internetpagina’s
Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor onze eigen website. De websites op deze site kunnen links (verwijzingen) bevatten naar websites van derden. Onze privacyverklaring is niet van toepassing op deze internetpagina’s. Wanneer u onze website verlaat, wordt aanbevolen om het privacybeleid van elke webpagina die persoonsgegevens verzamelt, zorgvuldig te lezen.
2.1.4 Online aanwezigheid op sociale media
We hebben online aanwezigheid op sociale netwerken en platforms om met de daar actieve klanten, belanghebbenden en gebruikers te communiceren en hen daar over onze diensten te informeren. Bij het oproepen van de betreffende netwerken en platforms gelden de voorwaarden en de richtlijnen voor gegevensverwerking van de betreffende exploitanten.
Tenzij anders in het kader van onze privacyverklaring aangegeven, verwerken wij de gegevens van de gebruikers voor zover deze met ons binnen de sociale netwerken en platforms communiceren, bijv. bijdragen op onze online aanwezigheid schrijven of ons berichten sturen.
2.1.5 Gebruik van cookies, webanalyse- en trackingtechnologieën
Vooropgesteld dat wij uw toestemming hebben, maken wij gebruik van cookies en webanalysetechnologieën om uw gebruik van onze website te registreren en te analyseren.
De gegevensverwerking vindt plaats om de vormgeving van onze website en van reclamemaatregelen te optimaliseren.
Gedetailleerde informatie over de gebruikte cookies, webanalyse- en trackingtechnologieën vindt u in paragraaf C.
2.1.6 YouTube
We hebben YouTube-video’s in ons online aanbod opgenomen, die op https://www.YouTube.com zijn opgeslagen en direct vanaf onze website kunnen worden afgespeeld.
Door een subpagina van onze website met een YouTube-plug-in te bezoeken, ontvangt YouTube de informatie dat u de betreffende subpagina van onze website hebt bezocht. Dit gebeurt onafhankelijk van het feit of YouTube een gebruikersaccount beschikbaar stelt waarmee u bent aangemeld, of dat er geen gebruikersaccount bestaat. Als u bent ingelogd bij Google, worden uw gegevens direct aan uw account gekoppeld. Als u niet wilt dat uw profiel wordt gekoppeld aan YouTube, moet u zich afmelden bij uw YouTube-account.
YouTube slaat uw gegevens op als gebruiksprofielen en gebruikt ze voor reclamedoeleinden, marktonderzoek en/of op de behoefte afgestemde vormgeving van zijn website. Een dergelijke analyse vindt in het bijzonder plaats (zelfs voor niet-aangemelde gebruikers) voor het leveren van op de behoefte afgestemde reclame en om andere gebruikers van het sociale netwerk te informeren over uw activiteiten op onze website. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen het aanmaken van deze gebruikersprofielen, en u moet contact opnemen met YouTube om dit recht uit te oefenen.
Meer informatie over het doel en de omvang van de gegevensverzameling en de verwerking ervan door YouTube vindt u in de privacyverklaring. Daar vindt u ook meer informatie over uw rechten en instellingsmogelijkheden ter bescherming van uw privacy: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.
Overdrachten naar derde landen zijn mogelijk. Als geschikte garanties werden zgn. Standaardcontractbepalingen vlgs. art.- 46 AVG afgesloten. Meer informatie hierover vindt u hier: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu_de.
Let op! YouTube verwerkt uw persoonsgegevens ook in de VS, of dit kan niet worden uitgesloten. Het Europees Hof van Justitie heeft de VS geen passend beschermingsniveau verleend. In het bijzonder bestaat het risico dat uw gegevens door de Amerikaanse autoriteiten worden geraadpleegd voor controle- en bewakingsdoeleinden en dat er geen doeltreffende rechtsmiddelen beschikbaar zijn.
2.2 Aanvraag / contactformulier
Bij gebruik van het contactformulier op onze website worden de gegevens van de gebruiker gebruikt voor de verwerking van het contactverzoek en de afhandeling ervan conform art.- 6, lid 1, sub a AVG. U kunt deze toestemming op elk gewenst moment intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@gantner.com. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking die tot de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft door de intrekking onaangetast. De gegevens van de gebruikers kunnen in een Customer Relationship Management System (‘CRM-systeem’) of een vergelijkbare aanvraagsysteem worden opgeslagen. Wij verwijderen de aanvragen, voor zover deze niet meer nodig zijn om het verwerkingsdoel te bereiken. We controleren de noodzaak om de twee jaar. Verder gelden de wettelijke archiveringsverplichtingen.
2.3 Live chat
Op onze website bieden we eenvoudig, direct online contact en advies via live chat. Meer informatie over deze service vindt u op https://www.letsconnect.at/data-privacy.
2.3.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Bij het gebruik van de live chat worden de volgende gegevens verwerkt: het gebruikte apparaat, de browsertaal, het browsertype/de browserversie, de URL van de pagina, de geografische locatie, de datum en tijd van toegang, de URL van de verwijzer, de duur van toegang en contactgegevens en informatie die vrijwillig door de websitebezoeker is ingevoerd.
2.3.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de verwerking
De verwerking van de beschreven gegevens is noodzakelijk voor de werking van de live chatdienst en om uw vragen te beantwoorden.
De rechtsgrondslag voor gegevensverwerking in verband met de live chat service is ons legitiem belang onder art. 6, lid 1 sub f AVG bij het aanbieden van efficiënte en veilige online communicatie met geïnteresseerde websitebezoekers.
2.3.3 Ontvangers van de gegevens
Wij maken gebruik van een externe dienstverlener (Let’s Connect Live Chat Service van PATHADVICE International GmbH, c/o CHG Czernich Haidlen Gast & Partner Rechtsanwälte GmbH, Bozner Platz 4, 6020 Innsbruck, Oostenrijk) om de live chat-service te exploiteren. Deze hebben wij door het afsluiten van een opdrachtverwerkingsovereenkomst conform art. 28 AVG verplicht zich te houden aan de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming.
2.3.4 Bewaringstermijn
Na beëindiging van de klantcommunicatie worden de gegevens verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor de gespecificeerde verwerkingsdoeleinden. De maximale bewaartermijn is 3 jaar.
2.4 Supportaanvraag
Via het supportformulier op onze website kunt u uw aanvraag naar onze supportafdeling sturen.
2.4.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Bij het verzenden van het supportformulier worden alle door u ingevoerde gegevens opgeslagen, namelijk:
• Naam
• E-mail
• Tel.nr.
• Bedrijfsnaam
• Bericht
2.4.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de verwerking
De gegevens worden in een servicemanagementsysteem verwerkt om uw supportaanvraag te behandelen en hierover contact met u op te nemen. Als u ons niet alle vereiste informatie verstrekt, kunnen we uw aanvraag mogelijk niet behandelen.
De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking in verband met uw supportaanvraag is ons legitiem belang (art. 6, lid 1, sub f AVG) bij het afhandelen van supportaanvragen en het onderhouden van de zakelijke relatie met u.
2.4.3 Ontvangers van de gegevens
Om het hierboven beschreven verwerkingsdoel te bereiken, worden uw gegevens evt. ook aan ondernemingen van de GANTNER Group doorgegeven. Wanneer gegevensverwerkingstaken worden uitgevoerd door bedrijven van de GANTNER Group buiten de EU of de EER, wordt het passende niveau van gegevensbescherming bepaald door een besluit van de Europese Commissie waarbij het beschermingsniveau passend wordt verklaard, overeenkomstig art. 45 AVG of uit maatregelen overeenkomstig art. 44 e.v. AVG.
2.4.4 Bewaringstermijn
Uw persoonsgegevens worden gewist, voor zover deze niet meer nodig zijn voor het doel van de opslag en geen wettelijke bewaarplichten (bijv. commerciële en fiscale bewaarplichten) of het geldend maken van wettelijke aanspraken een verwijdering in de weg staan.
2.5 Partner Login / registratie
GANTNER-partners kunnen zich op onze website voor de Partner Login registreren, om toegang te krijgen tot alle informatie over technische en marketingrelevante details van onze producten.
2.5.1 Categorieën van verwerkte gegevens:
In het kader van het registratieproces worden alle door u ingevoerde gegevens(verplichte velden) opgeslagen, dat betreft:
• E-mail
• Wachtwoord
• Aanspreektitel
• Voor- en achternaam
• Bedrijf
• Adres (straat, plaats, provincie, postcode)
• Land
• Tel.nr.
• GANTNER contactpersoon
2.5.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de verwerking
De gegevens worden gebruikt om uw partneraccount te beheren en u toegang te geven tot de verstrekte informatie. Voor belangrijke wijzigingen, zoals de omvang van de aanbieding of bij technisch noodzakelijke wijzigingen, gebruiken wij het bij de registratie opgegeven e-mailadres om u op deze manier te informeren. Als u ons niet alle vereiste informatie (verplichte velden) verstrekt, kunnen wij eventueel niet controleren of u bevoegd bent om u te registreren voor de Partner Login.
De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking voor de verwerking van uw partneraanvraag is ons overwegend legitiem belang volgens art. 6, lid 1, sub f voor het onderhouden van de zakelijke relatie met u.
2.5.3 Bewaringstermijn
De in verband met de registratie voor de Partner Login verzamelde persoonsgegevens worden voor de duur van de registratie opgeslagen en vervolgens gewist. Bovendien worden alleen de absoluut noodzakelijke gegevens op basis van de geldende wettelijke bepalingen resp. bewaarplichten opgeslagen.
2.6 Partneraanvraag
Bedrijven die GANTNER-partner willen worden, kunnen hun aanvraag via het betreffende formulier op de website indienen.
2.6.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Bij het indienen van het partneraanvraagformulier worden alle door u ingevoerde gegevens opgeslagen, namelijk:
• Bedrijfsnaam
• Adres
• Contactgegevens
• Bedrijfsprofiel
• Aantal medewerkers in div. Afdelingen
• Referenties
• Geografische markt
• Vertegenwoordigde bedrijven
• Omzet
• Redenen om GANTNER-producten en -oplossingen te integreren
2.6.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de verwerking
De gegevens worden verwerkt om uw partneraanvraag te behandelen en hierover contact met u op te nemen. Als u ons niet alle vereiste informatie verstrekt, kunnen we uw aanvraag mogelijk niet behandelen.
De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking voor de verwerking van uw partneraanvraag is ons overwegend legitiem belang volgens art. 6, lid 1, sub f voor het onderhouden van de zakelijke relatie met u.
2.6.3 Bewaringstermijn
De persoonsgegevens die in verband met de partneraanvraag worden verzameld, worden voor de duur van de lopende zakelijke relatie opgeslagen en vervolgens gewist. Bovendien worden alleen de absoluut noodzakelijke gegevens op basis van de geldende wettelijke bepalingen resp. bewaarplichten opgeslagen.
2.7 Nieuwsbrief en partnerinformatie
Door u aan te melden voor onze nieuwsbrieven gaat u akkoord met de ontvangst en de beschreven procedures. Wij verzenden nieuwsbrieven, e-mails en andere elektronische berichten met reclame-informatie (hierna ‘nieuwsbrief’) alleen met toestemming van de ontvangers, of met een wettelijke toestemming. Voor zover in het kader van een aanmelding voor de nieuwsbrief de inhoud ervan concreet wordt omschreven, is deze beschrijving bepalend voor de toestemming van de gebruikers. Voor het overige bevatten onze nieuwsbrieven informatie over onze diensten en onze organisatie.
De aanmelding voor onze nieuwsbrief gebeurt in een zgn. Double-Opt-In–procedure. Dat wil zeggen dat: nadat u zich hebt aangemeld, ontvangt u een e-mail waarin u wordt gevraagd uw registratie te bevestigen. Deze bevestiging is noodzakelijk, zodat niemand zich met vreemde e-mailadressen kan aanmelden.
2.7.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Om u aan te melden voor de nieuwsbrief volstaat het om uw e-mailadres op te geven. Optioneel verzoeken wij u een naam op te geven om u persoonlijk aan te spreken in de nieuwsbrief.
De aanmeldingen voor de nieuwsbrief worden geregistreerd om het aanmeldingsproces volgens de wettelijke vereisten te kunnen aantonen. Dit omvat het opslaan van het tijdstip van de aanmelding en de bevestiging en het IP-adres. Ook de wijzigingen van uw bij de verzenddienst opgeslagen gegevens worden geregistreerd.
Daarnaast analyseren we onze nieuwsbriefcampagnes met behulp van een Newsletter Management System. Zo kunnen we bijvoorbeeld vaststellen of en wanneer een nieuwsbrief is geopend en hoe vaak er op een link in de nieuwsbrief is geklikt. Deze analyses gebruiken we om de verzending van de nieuwsbrief en de inhoudelijke vormgeving van de nieuwsbrieven te kunnen optimaliseren. Als u geen analyse wilt laten uitvoeren, moet u zich afmelden voor de nieuwsbrief. U kunt zich afmelden via de ‘afmeldlink’ in de nieuwsbrief of via een bericht aan privacy(@)gantner.com.
2.7.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de verwerking
De verzending van de nieuwsbrief en de bijbehorende analyses vinden plaats op basis van toestemming van de ontvangers conform art.- 6, lid 1, sub a, art. 7 AVG. De registratie van de aanmeldingsprocedure gebeurt op basis van onze legitieme belangen conform art.- 6, lid 1, sub f AVG. Onze belangstelling is gericht op het gebruik van een gebruiksvriendelijk en veilig nieuwsbriefsysteem dat zowel onze zakelijke belangen dient als aan de verwachtingen van de gebruikers voldoet en het ons bovendien mogelijk maakt om hun toestemming te bewijzen.
Opzegging/herroeping
U kunt de ontvangst van onze nieuwsbrief te allen tijde opzeggen, d.w.z. uw toestemming intrekken. De opzegging kan plaatsvinden door op de link ‘Afmelden’ in de nieuwsbrief te klikken of door een bericht te sturen naar privacy(@)gantner.com. De intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking tot dan toe onverlet.
2.7.3 Ontvangers van de gegevens
Voor het verzenden van de nieuwsbrieven en de daarmee gepaard gaande analyses gebruiken wij een externe dienstverlener. Deze hebben wij door het afsluiten van een opdrachtverwerkingsovereenkomst conform art. 28 AVG verplicht zich te houden aan de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming.
Omdat sommige van onze nieuwsbrieven worden beheerd door bedrijven van de GANTNER Group, kunnen wij uw gegevens – voor de beschreven doeleinden – doorgeven aan de betrokken groepsentiteiten.
2.7.4 Bewaringstermijn
We kunnen de opgegeven e-mailadressen tot drie jaar op basis van onze legitieme belangen bewaren voordat we ze voor het verzenden van de nieuwsbrief verwijderen, om een eerder verleende toestemming te kunnen aantonen. De verwerking van deze gegevens wordt beperkt tot het doel van een mogelijke verdediging tegen claims. Een individueel verzoek tot verwijdering is op elk gewenst moment mogelijk, voor zover tegelijkertijd het voormalige bestaan van een toestemming wordt bevestigd.
3 Solliciteren
De informatie over gegevensbescherming voor sollicitaties geldt zowel voor het sollicitatieformulier op onze website als voor open sollicitaties of sollicitaties bij ons via een andere weg. De in de vacature vermelde onderneming van de GANTNER-groep is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.
3.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Wij verwerken de gegevens van sollicitanten die deze in het sollicitatieformulier invoeren of ons op andere wijze (bijv. per e-mail) in het kader van de sollicitatieprocedure ter beschikking stellen. Daartoe behoren in het bijzonder stamgegevens, contactgegevens en gegevens uit sollicitatiedocumenten zoals cv, foto of getuigschriften.
De beschikbaarstelling van de gegevens die op het sollicitatieformulier als verplichte velden zijn gemarkeerd, is noodzakelijk om een sollicitatie te bewerken. Deze gegevens zijn nodig om het sollicitatieproces af te ronden.
3.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking
De gegevens dienen om de sollicitatieprocedure uit te voeren, in het bijzonder om sollicitaties te onderzoeken, contact op te nemen met de sollicitant en gesprekken te voeren om de geschikte personen te selecteren voor de vacatures binnen ons bedrijf.
De rechtmatigheid van de gegevensverwerking vloeit voort uit de precontractuele maatregel die bij de aanvraag van de sollicitant hoort, volgens art. 6, lid 1, sub b AVG.
Daarnaast bewaren wij uw gegevens met uw uitdrukkelijke toestemming, conform art. 6 lid 1 sub a AVG, om u in overweging te nemen en te contacteren bij het vervullen van andere vacatures die u interesseren. U kunt uw toestemming om een dossier van uw sollicitatie bij te houden te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@gantner.com. Als u uw toestemming intrekt, wordt uw sollicitatie vanaf dat moment uit het bestand verwijderd.
3.3 Ontvangers van de gegevens
Sommige van de bovengenoemde ondernemingen van de GANTNER Group bevinden zich buiten de EU of de EER en verwerken daar persoonsgegevens. Wij geven de persoonsgegevens van de sollicitant echter alleen door aan landen waarvoor de Europese Commissie heeft besloten dat ze over een passend niveau van gegevensbescherming beschikken, of wij treffen maatregelen conform art. 44 e.v. AVG om ervoor te zorgen dat bij alle ontvangers een passend niveau van gegevensbescherming kan worden gegarandeerd.
De verwerkingsverantwoordelijke kan de doorgifte regelen aan een of meer verwerkers (bijv. IT-dienstverleners) in de EU die de persoonsgegevens ook uitsluitend gebruiken voor intern gebruik dat kan worden toegeschreven aan de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkenheid van verwerkers is gebaseerd op art. 28, lid 1 AVG.
3.4 Bewaringstermijn
Indien een arbeidsovereenkomst wordt afgesloten, worden uw persoonsgegevens voor de afwikkeling van de arbeidsrelatie opgeslagen met inachtneming van de wettelijke voorschriften.
Anders worden de gegevens voor bewijsdoeleinden voor een eventuele instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen gedurende een periode van 6 maanden vanaf de datum van de afwijzingsbrief door ons opgeslagen. Vervolgens worden de gegevens gewist, tenzij verdere bewaring nodig is om claims te voorkomen of de sollicitant uitdrukkelijk instemt met de verdere bewaring. De rechtsgrondslag voor de bewaring voor bewijsdoeleinden is ons legitieme belang, volgens art. 6, lid 1, sub f AVG, bij de uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
4 Zakelijke relaties met belanghebbenden, klanten en leveranciers
In de volgende toelichtingen informeren wij onze belanghebbenden, klanten en leveranciers over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de zakelijke relatie.
4.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Afhankelijk van de zakelijke relatie die we met u hebben, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
• Stamgegevens van de onderneming (bijv. bedrijf, branche)
• Bankgegevens
• Contractgegevens
• Factuurgegevens
• Betalingsgegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor de afwikkeling van betalingstransacties of fraudepreventie;
• Gegevens over de belastingplicht en belastingberekening
• Kredietgegevens
• Gegevens van de contactpersoon bij u: professionele contactgegevens (bijv. naam, professioneel contactadres, professioneel telefoonnummer en e-mailadres), functie, vertegenwoordigingsbevoegdheden, verwerkte transacties
• Overige persoonsgegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de voorbereiding, afwikkeling en het beheer van (contractuele) zakelijke relaties en het onderhouden van zakelijke relaties of die vrijwillig door u worden aangegeven (bijv. geplaatste bestellingen, bestelgegevens, ingediende aanvragen of projectdetails, communicatiegegevens, overige gegevens over de samenwerking)
• Beeldgegevens uit gemarkeerde videobewakingen
4.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking
Afhankelijk van uw zakelijke relatie met ons verwerken wij uw gegevens voor verschillende doeleinden en op basis van verschillende rechtsgronden:
a. Belanghebbenden
Wij verwerken uw gegevens voor de uitvoering van precontractuele maatregelen, inclusief de precontractuele communicatie en de overdracht van informatie over ons productportfolio. De rechtsgrondslag is ons legitiem belang (art. 6, lid 1, sub f AVG) bij de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw aanvraag of het onderhouden van de zakelijke relatie die u hebt opgebouwd door uw interesse in onze producten.
b. Klanten/leveranciers
Wij verwerken uw gegevens voor de uitvoering van met u afgesloten contracten, inclusief contractuele communicatie en de hieraan gerelateerde uitwisseling van diensten en afwikkeling van betalingen. De verwerking is gebaseerd op ons legitiem belang (art. 6, lid 1, sub f AVG) voor de uitvoering van deze contracten.
Het doel van de verwerking van de beeldgegevens uit de videobewakingen is het bewaken van plaatsen die onder ons huisrecht vallen. De rechtsgrondslag voor de verwerking van deze beeldgegevens vloeit voort uit ons overwegende belang voor de bescherming van eigendommen, verantwoordelijkheid en preventie en de naleving van algemene veiligheidsnormen.
c. Klanten
Naast de verwerking van de gegevens voor de verwerking van aanvragen en opdrachten, gebruiken we de gegevens ook om marketingmaatregelen uit te voeren met betrekking tot producten en diensten die u hebt gekocht, zoals marketingcampagnes met aanbevelingen voor producten en diensten, klantenenquêtes, marktanalyses en evenementen, via e-mail of per post. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in dit verband is om u op de hoogte te houden van actuele productgerelateerde ontwikkelingen. De rechtsgrondslag voor de verwerking vloeit voort uit ons overwegende legitiem belang (conform art. 6, lid 1, sub f) om het beschreven doel te bereiken.
Het gebruik van de persoonsgegevens voor reclamedoeleinden kan te allen tijde via een e-mail aan privacy(@)gantner.com worden herroepen. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.
4.3 Ontvangers van de gegevens
a. Belanghebbenden
Uw gegevens worden eventueel aan ondernemingen van de GANTNER Group doorgegeven, voor zover dit voor het vervullen van de hierboven beschreven doeleinden noodzakelijk is.
b. Klanten
In geval van een contract kunnen de gegevens eventueel aan de volgende ontvangers worden doorgegeven:
• Ondernemingen van de GANTNER Group, voor zover dit voor het vervullen van de hierboven beschreven doeleinden noodzakelijk is
• Belastingconsulenten en accountants, voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren
• Onderaannemers/leveranciers die meewerken aan de uitvoering van onze diensten, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun respectievelijke taken
• Administratieve en financiële autoriteiten
• Wettelijke vertegenwoordiger in aanmanings- en incassozaken, voor zover dit voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is
• Rechtbanken
• IT-dienstverleners
c. Leveranciers
Gegevens van leveranciers worden door ons eventueel aan de volgende ontvangers doorgegeven:
• Ondernemingen van de GANTNER Group, voor zover dit voor het vervullen van de hierboven beschreven doeleinden noodzakelijk is
• Banken voor de afwikkeling van het betalingsverkeer
• Belastingconsulenten en accountants, voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren
• Klanten, als ontvanger van uw diensten
• Administratieve en financiële autoriteiten
• Wettelijke vertegenwoordiger in aanmanings- en incassozaken, voor zover dit voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is
• Rechtbanken
• IT-dienstverleners
4.4 Bewaringstermijn
Gegevens die we op basis van uw toestemming verwerken, worden bewaard tot wij uw herroeping ontvangen en blijven bewaard zolang de wettelijke termijnen dit vereisen.
Voor zover bij de verzameling geen uitdrukkelijke ‘bewaringstermijn wordt aangegeven, worden uw persoonsgegevens gewist, voor zover deze niet meer nodig zijn voor het doel van de opslag en er geen wettelijke bewaarplichten (bijv. handels- en fiscale bewaarplichten) of het geldend maken van rechtsvorderingen een verwijdering in de weg staan.
Beeldgegevens uit de videobewaking slaan wij niet langer dan 72 uur op, tenzij een langere bewaring noodzakelijk en evenredig is (bijvoorbeeld werd een strafrechtelijk relevant gedrag opgenomen dat overeenkomstig moet worden gemeld, zie § 13 lid 3 AVG).
5 Evenementen en webinars
De GANTNER Academy organiseert evenementen (bv. technische trainingen, webinars) voor het verstrekken van informatie en uitgebreide, gedetailleerde en professionele kennis en knowhow over GANTNER-oplossingen en -producten. Voor de afhandeling van de evenementen vindt de hieronder beschreven verwerkingsactiviteit plaats naast de onder punt 8 beschreven gegevensverwerking.
5.1 Categorieën van verwerkte gegevens
Voor de organisatie en afhandeling van evenementen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• Contactgegevens van de deelnemer aan het evenement (bijv. naam, e-mailadres)
• Informatie over de arbeidsverhouding van de deelnemer aan het evenement (firma, functie)
• Vrijwillig bekendgemaakte informatie (bijv. allergieën, intoleranties) van de deelnemer aan het evenement
• Eventueel identificatie- en gebruiksgegevens wanneer het evenement bijvoorbeeld als webinar via een online-tool wordt afgehandeld.
• Eventueel gegevens voor het organiseren van een overnachtingsmogelijkheid (bijv. aankomst- en vertrekgegevens, evt. voorkeuren en evt. betalingsgegevens
• Overige persoonsgegevens die in verband met de organisatie en deelname aan het evenement beschikbaar worden gesteld of ontstaan (bijv. aard van het evenement, heen- en terugreis, correspondentie)
• Eventueel beeldgegevens van deelname aan evenementen
5.2 Doel van de verwerking en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking
De gegevensverwerking gebeurt in ons legitiem belang (art. 6, lid 1, sub f) aan de organisatie en voor de afhandeling van de evenementen. GANTNER stuurt evt. kennisgevingen over de afhandeling van de evenementen naar het door u in het kader van de aanmelding voor het evenement opgegeven e-mailadres. Het bekendmaken van bijzondere categorieën persoonsgegevens (bijv. allergieën) is optioneel en wij verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van uw toestemming (art. 6, lid 1, sub a).
Met betrekking tot de beeldgegevens gerelateerd aan de deelname aan evenementen bestaat het verwerkingsdoel uit public relations en publicatie op onze website, onze social media-kanalen of in onze mededelingen (bijv. nieuwsbrieven). De verwerking van beeldgegevens uit de deelname aan evenementen vindt plaats op grond van ons legitiem belang bij geïllustreerde verslaglegging, tenzij de belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, zwaarder wegen dan die van de betrokkene (art. 6, lid 1, sub f AVG).
5.3 Ontvangers van de gegevens
Om het hierboven beschreven verwerkingsdoel te bereiken, worden uw gegevens evt. ook aan ondernemingen van de GANTNER Group doorgegeven. Voor de organisatie en afhandeling van evenementen maken we eventueel ook gebruik van externe dienstverleners. Deze hebben wij door het afsluiten van een opdrachtverwerkingsovereenkomst conform art. 28 AVG verplicht zich te houden aan de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming.
Wanneer ondernemingen van de GANTNER Group of externe dienstverleners gegevensverwerkingstaken buiten de EU resp. de EER uitvoeren, wordt het passende niveau van gegevensbescherming bepaald door een besluit van de Europese Commissie waarbij het beschermingsniveau passend wordt verklaard, overeenkomstig art. 45 AVG of uit maatregelen conform art. 44 e.v. AVG, zoals de ondertekening van de standaardcontractbepalingen. U kunt een kopie van de garanties ontvangen voor het bestaan van een passend niveau van gegevensbescherming of een verwijzing naar de beschikbaarheid, door contact op te nemen met de in paragraaf A vermelde contactpersoon.
5.4 Bewaringstermijn
Voor zover bij het verzamelen (bijv. in het kader van een toestemmingsverklaring) geen uitdrukkelijke bewaringstermijn wordt aangegeven, worden uw persoonsgegevens gewist resp. geanonimiseerd, voor zover deze niet meer nodig zijn voor het doel van de opslag en geen wettelijke bewaarplichten (bijv. commerciële en fiscale bewaarplichten) of het geldend maken van wettelijke aanspraken een verwijdering in de weg staan.
